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Workflow de préparation des dossiers hypothécaires professionnels

Collecte sécurisée & préparation professionnelle

Un dossier complet, prêt à soumettre — plus vite

Centralisez la collecte des informations et documents client dans un espace sécurisé. Gagnez du temps avec une checklist guidée, un suivi de statuts, un processus de collecte en étapes et une préparation structurée du dossier (résumé, pièces manquantes, prochaines étapes).

Un workflow métier pour structurer la relation client, accélérer la collecte et préparer une soumission défendable.
Workflow dossiers hypothécaires

Le problème terrain
Les dossiers hypothécaires sont encore trop souvent préparés via emails, documents dispersés et suivis manuels. Ce workflow centralise la collecte, la vérification et la préparation dans un seul espace sécurisé.
Travaillez avec votre client, votre prêteur et votre équipe dans un même dossier structuré, avec historique, statuts et pièces toujours accessibles.
Workflow courtier
Invitation client Collecte documents Checklist complétée Analyse Soumission Audit & historique
Travaillez avec votre client, votre prêteur et votre équipe dans un même dossier structuré.
Étape 1
Créer le dossier
Type de demande + infos minimales
Étape 2
Collecter les infos
Revenus, dettes, actifs, mise de fonds
Étape 3
Collecter documents
Checklist + statuts + relances
Étape 4
Préparer & soumettre
Résumé, points faibles, actions
Dossiers actifs
12
  pipeline en cours
En collecte
6
  pièces manquantes
Prêts à soumettre
3
  checklist complétée
Délai moyen (collecte)
4.2 j
  objectif : < 5 j
Sécurité des données renforcée (Loi 25)
Collecte encadrée, contrôle d’accès, traçabilité et bonnes pratiques de protection des renseignements personnels afin de soutenir une conformité opérationnelle avec la Loi 25 (Québec).

Lien sécurisé client + invitation

Envoyez une invitation avec un lien unique et sécurisé pour que le client complète les formulaires (emprunteur, propriété) et dépose ses documents, sans échanges d’emails dispersés.

Contrôle
Expiration, accès, sections à compléter
Traçabilité
Historique des dépôts, validations et relances
Objectif : réduire les délais, éviter les pièces perdues et garder une preuve des actions effectuées.

Checklist intelligente (documents + informations)

Standardisez la collecte selon le type de demande (achat, refinancement, investissement) : informations à compléter + documents à fournir, avec statuts (à fournir, reçu, à corriger).

Élément Statut Action
Preuve de revenus (T4 / talons)   À fournir Relancer
Avis de cotisation   Reçu Voir
Dettes mensuelles (formulaire)   À compléter Ouvrir
Importance : une checklist claire diminue le “ping-pong”, améliore la qualité des dossiers et accélère la préparation.

Suivi de statuts (workflow)

Nouveau → En collecte → Prêt → Soumis → Décision.

Dossier #1024 — Achat
 
Statut : En collecte (2 documents + 1 info manquante)
Dossier #1025 — Refinance
 
Statut : Prêt à soumettre (résumé généré)
Objectif : visualiser les blocages, déclencher des relances, et standardiser vos étapes.

IA d’assistance (analyse & rédaction)

L’IA analyse les informations et documents soumis pour aider à préparer la demande et améliorer le dossier.

Aide IA
  • Résumé des informations clés (revenus, dettes, mise de fonds, propriété).
  • Points à améliorer avant soumission (pièces manquantes, incohérences, clarifications).
  • Brouillon de description / justification pour la demande de financement.
Objectif : rendre la soumission plus fluide en éliminant les zones grises et en renforçant le dossier.

Démarrer en 2 minutes

Créez un dossier, envoyez une invitation sécurisée, collectez les infos et documents, puis préparez la soumission.


Accès client (invitation)
Le client complète les formulaires et dépose les documents via un lien sécurisé (token), avec sections assignées, relances et statut de progression.
Exemple d’URL
/portal/mortgage/<token>/
Invitation sécurisée
Lien unique envoyé au client
Collecte des pièces et formulaires
Historique d’ouverture et relances
Mini workflow
Client invité Pièces reçues Dossier prêt

Sécurité (Loi 25)
Contrôles d’accès, traçabilité, et gestion des consentements — pour soutenir une conformité opérationnelle avec la Loi 25.

Ce n’est pas un CRM générique : c’est un workflow métier conçu pour préparer, vérifier et défendre un dossier hypothécaire.
Confidentialité, Loi 25 & usage de l’IA
Les documents et informations sont collectés dans un espace sécurisé (contrôle d’accès, traçabilité, journalisation), avec des pratiques visant une conformité opérationnelle à la Loi 25 (Québec). L’IA assiste l’analyse et la rédaction (résumés, détection de points à améliorer), sans se substituer au jugement professionnel du courtier.